Integració de dades bàsica (via fitxers / centre d'importacions)

Important: aquest article està dirigit a usuaris d'Endalia HR amb perfil d'Administrador.

El següent article té per objectiu descriure la seqüència de Centres d'importacions que és necessari utilitzar per a la incorporació d'empleats a Endalia provinents d'altres sistemes. L'escenari descrit està dirigit a abasts de mòduls bàsics (principalment escenaris d'integració amb Registre Horari & Vacances i Absències). Per a altres escenaris, consulta l'apartat de Integracions

TAULA DE CONTINGUTS

• 1. Dades mínimes
• 2. Dades addicionals (opcional)
• 3. Mapeig de paràmetres
• 4. Generació de l'estructura organitzativa
• 5.Definició de rols d'usuari (opcional)
• 6. Procés de creació de l'empleat
• 7. Procés d'actualització de dades d'empleat

1. Dades mínimes

Si l'escenari d'integració desitjat, només requereix de les dades més bàsiques possibles. Haurem de tenir presents les dades mínimes a incorporar en el sistema:

• Codi de l'empleat
• Nom
• Cognom1
• Número de document
• Tipus de document > Si aquesta dada no es gestiona en origen, integrar valor "DNI".
• Gènere
• Estat > Si només bolquem empleats actius, utilitzar valor "Actiu"
• Empresa
• Centre de treball
• Tipus de contracte
• Motiu d'alta
• % de jornada

Addicionalment, si es farà ús de Registre horari i/o vacances, és necessari afegir:

•  Conveni

A més, per a la gestió de visibilitats i l'escalada dels processos d'aprovació, és necessari definir l'estructura organitzativa. Assignant un lloc a cada empleat  (Més endavant es descriu el procés de creació d'estructura i assignació d'empleats a llocs)

2. Dades addicionals (opcional)

Endalia és un sistema modular que permet incorporar nous mòduls en funció de les necessitats del client final. Tots els processos d'aquests mòduls estan basats en la gestió de persones. Per això, si es detecten necessitats addicionals, el primer pas és definir quines dades necessitarem per a la seva gestió.

Des de l'apartat de configuració > Persones > Dades de l'empleat, és possible definir l'obligatorietat dels camps en la fitxa de l'empleat. Aquests camps seran els requerits per a la creació de nous empleats en el sistema.

Un exemple:

A la imatge podem veure que el camp Nacionalitat 1, està definit com a obligatori. Si aquest camp no és requerit per a la nostra gestió, podem configurar que no sigui obligatori.

Cal tenir en compte, que si es defineixen noves dades addicionals, aquestes hauran de sumar-se a la integració de manera addicional als apartats en l'apartat 1 "Dades mínimes".

3. Mapeig de paràmetres

L'integrador ha de carregar a Endalia els paràmetres mestres requerits de manera prèvia a l'inici del bolcat de dades. En cas que s'intenti carregar un empleat amb parametritzacions que prèviament no estiguin carregades a Endalia, els centres d'importacions generaran un error, i caldrà realitzar una càrrega manual i posteriorment tornar a utilitzar el centre d'importacions.

Les dades mínimes que han de crear-se prèviament són:

• Empresa 
• Centre de treball
• Conveni

Aquests paràmetres han de crear-se al sistema des dels corresponents apartats de configuració.

4. Generació de l'estructura organitzativa

Per a la gestió de visibilitats en el sistema (qui té permisos per veure informació d'altres empleats) així com per als processos d'aprovació (per exemple, qui ha d'aprovar les vacances d'un empleat) és necessària la càrrega d'una estructura organitzativa.

L'estructura organitzativa, consta d'un conjunt de llocs amb una estructura jeràrquica de dependència.

Per a la creació de l'estructura organitzativa, pot utilitzar-se el Centre d'importacions: Llocs i estructura

5.Definició de rols d'usuari (opcional)

Si l'escenari d'integració requereix que els usuaris accedeixin al portal de l'empleat, serà necessària la creació d'usuaris als empleats carregats en el sistema.

L'usuari requerirà de les següents dades:

• Nom d'usuari
• Contrasenya (opcional, si l'escenari de configuració és amb contrasenyes delegades)
• Idioma (Per defecte, Espanyol)
• Rol 1
• Rol 2 i següents (opcional)

Per això, el primer pas és definir els rols d'ús en el sistema. Aquests rols, permeten definir a quines seccions i quines operatives podran realitzar els usuaris en el sistema.

Un cop creats els rols, ja ens trobem en disposició de poder crear els usuaris.

6. Procés de creació de l'empleat

Definits els paràmetres i l'estructura organitzativa, un cop generades les parametrizacions bàsiques en el sistema, ja estem en disposició de poder carregar els empleats en el sistema.

Per a la creació d'un empleat cal seguir els següents passos, amb totes les dades que es volen integrar:

a. Creació de l'empleat.

S'ha d'utilitzar el Centre d'importacions: Creació de persones

El centre d'importacions aporta una plantilla en excel amb la qual completar el lot de dades necessàries.

b. Associació d'empleats a llocs

S'ha d'acudir al Centre d'importacions: Associació d'empleats a llocs

c. Creació de l'usuari

S'ha d'acudir a Centre d'importacions: Creació d'usuaris

7. Procés d'actualització de dades d'empleat

Un cop creat l'empleat, per a l'actualització de dades (per variacions en el gestor de dades) es poden acudir els diferents centres d'importacions:

1. Carrega de dades de l'empleat: Centre d'importacions: Dades personals, organitzatives i de contacte.
2. Carrega de contracte: per crear o actualitzar el contracte - Centre d'importacions: Contractes
3. Modificació de variacions: Centre d'importacions: Variació de dades de persona

1. Empreses
2. Centres de treball
3. Percentatge de jornada
4. Conveni

        d. Canvi de lloc: Centre d'importacions: Associació d'empleats a llocs