Intégration de données de base (via fichiers / centre d'importation)

Important: cet article est destiné aux utilisateurs d'Endalia RH avec un profil Administrateur.

Cet article vise à décrire la séquence des Centres d'importation nécessaire pour intégrer des employés à Endalia en provenance d'autres systèmes. Le scénario décrit est destiné aux modules de base (principalement des scénarios d'intégration avec l'enregistrement horaire et les vacances et absences). Pour d'autres scénarios, consultez la section Intégrations

TABLE DES MATIÈRES

• 1. Données minimales
• 2. Données supplémentaires (optionnel)
• 3. Cartographie des paramètres
• 4. Création de la structure organisationnelle
• 5.Définition des rôles utilisateur (optionnel)
• 6. Processus de création de l'employé
• 7. Processus de mise à jour des données employé

1. Données minimales

Si le scénario d'intégration désiré ne nécessite que les données les plus basiques possibles. Nous devons garder à l'esprit les données minimales à intégrer au système:

• Code de l'employé
• Nom
• Nom de famille1
• Numéro de document
• Type de document > Si cette donnée n'est pas gérée à l'origine, intégrer la valeur "DNI".
• Genre
• État > Si nous ne téléchargeons que des employés actifs, utilisez la valeur "Actif"
• Entreprise
• Centre de travail
• Type de contrat
• Motif de l'embauche
• % de temps de travail

En outre, si l'on utilise l'enregistrement horaire et/ou les vacances, il est nécessaire d'ajouter :

•  Convention collective

De plus, pour la gestion des visibilités et l'escalade des processus d'approbation, il est nécessaire de définir la structure organisationnelle. Attribuer un poste à chaque employé  (Le processus de création de la structure et d'attribution des postes aux employés est décrit plus loin)

2. Données supplémentaires (optionnel)

Endalia est un système modulaire qui permet d'incorporer de nouveaux modules en fonction des besoins du client final. Tous les processus de ces modules sont basés sur la gestion des ressources humaines. Par conséquent, si des besoins supplémentaires sont identifiés, la première étape consiste à définir quelles données seront nécessaires pour leur gestion. 

Depuis l'onglet configuration > Personnes > Données de l'employé, il est possible de définir l'obligation des champs dans le profil de l'employé. Ces champs seront requis pour la création de nouveaux employés dans le système. 

Un exemple :

Dans l'image, nous pouvons voir que le champ Nationalité 1 est défini comme obligatoire. Si ce champ n'est pas requis pour notre gestion, nous pouvons configurer pour qu'il ne soit pas obligatoire. 

Il convient de garder à l'esprit que si de nouvelles données supplémentaires sont définies, elles devront être ajoutées à l'intégration en plus des sections du paragraphe 1 "Données minimales".

3. Cartographie des paramètres

L'intégrateur doit charger dans Endalia les paramètres maîtres requis avant de commencer le transfert de données. En cas de tentative de chargement d'un employé avec des paramétrages qui ne sont pas préalablement chargés dans Endalia, les centres d'importation généreront une erreur, et un chargement manuel sera nécessaire, puis, réutiliser le centre d'importation. 

Les données minimales à créer au préalable sont :

• Entreprise 
• Centre de travail
• Convention collective

Ces paramètres doivent être créés dans le système à partir des sections de configuration correspondantes.

4. Création de la structure organisationnelle

Pour la gestion des visibilités dans le système (qui a les autorisations pour voir les informations des autres employés) ainsi que pour les processus d'approbation (par exemple, qui doit approuver les vacances d'un employé), il est nécessaire de charger une structure organisationnelle. 

La structure organisationnelle se compose d'un ensemble de postes avec une structure hiérarchique de dépendance.

Pour la création de la structure organisationnelle, le Centre d'importation peut être utilisé : Postes et structure

5.Définition des rôles utilisateur (optionnel)

Si le scénario d'intégration exige que les utilisateurs accèdent au portail des employés, il sera nécessaire de créer des utilisateurs pour les employés chargés dans le système. 

L'utilisateur aura besoin des données suivantes :

• Nom d'utilisateur
• Mot de passe (optionnel, si le scénario de configuration est avec des mots de passe délégués)
• Langue (Par défaut, espagnol)
• Rôle 1
• Rôle 2 et suivants (optionnel)

C'est pourquoi, la première étape consiste à définir les rôles d'utilisation dans le système. Ces rôles permettent de définir à quelles sections et quelles opérations les utilisateurs pourront accéder dans le système. 

Une fois les rôles créés, nous sommes prêts à créer les utilisateurs. 

6. Processus de création de l'employé

Définis par les paramètres et la structure organisationnelle, une fois les paramétrages de base générés dans le système, nous sommes prêts à charger les employés dans le système. 

Pour créer un employé, suivez les étapes suivantes, avec toutes les données que vous souhaitez intégrer :

a. Création de l'employé. 

Utilisez le Centre d'importation : Création de personnes

Le centre d'importation fournit un modèle Excel pour remplir le lot de données nécessaires.

b. Association des employés aux postes

Accéder au Centre d'importation : Association des employés aux postes

c. Création de l'utilisateur 

Accéder au Centre d'importation : Création des utilisateurs 

7. Processus de mise à jour des données employé

Une fois l'employé créé, pour mettre à jour les données (en raison de variations dans le master de données), accédez aux différents centres d'importation :

1. Chargement des données de l'employé : Centre d'importation : Données personnelles, organisationnelles et de contact. 
2. Chargement du contrat : pour créer ou mettre à jour le contrat - Centre d'importation : Contrats
3. Modification des variations : Centre d'importation : Variation des données de la personne

1. Entreprises 
2. Centres de travail 
3. Pourcentage de temps de travail
4. Convention collective 

        d. Changement de poste : Centre d'importation : Association des employés aux postes