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Desde la pantalla de Periodos puedes planificar y controlar el presupuesto destinado a formación. Crea periodos, define presupuestos por partidas y haz seguimiento del gasto en tiempo real vinculando las acciones formativas.

• Conceptos clave
• Crear un periodo
• Estados del periodo
  • Borrador: 
  • Activo:
  • Histórico:
• Gestionar presupuestos
  • Añadir un presupuesto
  • Eliminar un presupuesto
• Vincular acciones formativas
  • Desvincular una acción formativa
• Registrar gastos en una acción formativa
  • Añadir un gasto
• Seguimiento del presupuesto
  • Seguimiento del total
  • Seguimiento por presupuesto

Conceptos clave

Antes de empezar, es importante entender la relación entre los elementos:

• Periodo: Agrupador temporal (normalmente anual) que contiene presupuestos y acciones formativas.
• Presupuesto: Partida económica dentro de un periodo (ej: "Idiomas", "Certificaciones", "General").
• Gasto: Importe real registrado en una acción formativa, imputado a uno o varios presupuestos.
• Coste previsto: Estimación del coste de una acción formativa antes de registrar los gastos reales

Crear un periodo

Dentro del hub Configuración, dirígete a Formación > Periodos.

1. Haz clic en Añadir en la esquina superior derecha.
2. Introduce el nombre del periodo (ej: "2026").
3. Selecciona la fecha de inicio y fecha de fin. Por defecto se sugiere el año natural (01/01 - 31/12).
4. Haz clic en Guardar.

El periodo se crea en estado Borrador. En este estado puedes configurar los presupuestos antes de activarlo

Estados del periodo

Un periodo se crea por defecto en estado Borrador. Para cambiar el estado, usa el botón Cambiar estado en la esquina superior derecha del periodo. Un periodo puede estar en tres estados. 

Borrador: 

Puedes crear, editar y eliminar presupuestos. No se pueden registrar gastos. Puedes vincular y desvincular acciones formativas.

Activo:

Los presupuestos quedan fijados (solo lectura). Se pueden registrar gastos. Puedes vincular acciones formativas y desvincularlas si no tienen gastos.

Histórico:

Todo en solo lectura. No se pueden registrar ni modificar gastos.

Gestionar presupuestos

Dentro de un periodo, selecciona la pestaña Presupuestos.

Añadir un presupuesto

1. Haz clic en Añadir presupuesto.
2. Introduce el nombre de la partida (ej: "Idiomas", "Certificaciones").
3. Indica el importe asignado (opcional, si no se indica será 0€).
4. Haz clic en Añadir.

Nota: Solo puedes añadir o editar presupuestos cuando el periodo está en estado Borrador.

Eliminar un presupuesto

Puedes eliminar un presupuesto siempre que:

• No tenga gastos imputados.
• No sea el único presupuesto del periodo.

Si el presupuesto tiene gastos, deberás eliminarlos primero desde las acciones formativas correspondientes.

Nota: Al pasar un periodo de Borrador a Activo, si el presupuesto "General" tiene 0€ asignado, 0 gastos y existen otros presupuestos con importe, se eliminará automáticamente.

Vincular acciones formativas

Dentro de un periodo, selecciona la pestaña Acciones formativas.

1. Haz clic en Vincular.
2. Se abrirá un modal con las acciones formativas disponibles.
3. Selecciona las acciones que deseas vincular al periodo.
4. Haz clic en Vincular.

Nota: Se muestran las acciones formativas sin periodo asignado. Las que aparecen deshabilitadas ya están vinculadas a este periodo.

Desvincular una acción formativa

Puedes desvincular una acción formativa desde el icono de eliminar en la fila correspondiente, siempre que no tenga gastos registrados.

Si la acción tiene gastos, primero deberás eliminarlos desde la ficha de la acción formativa.

Registrar gastos en una acción formativa

Dentro de la ficha de una acción formativa, dirígete a la sección Datos económicos.

Añadir un gasto

1. Haz clic en Añadir gasto.
2. Completa los campos:
   • Importe total (obligatorio): Cantidad del gasto.
   • Concepto (obligatorio): Descripción del gasto (ej: "Formador", "Material").
   • Código (opcional): Referencia interna.
   • Fecha (opcional): Fecha del gasto.
   • Presupuestos (obligatorio): Selecciona a qué presupuestos imputar el gasto.
3. Si seleccionas varios presupuestos, indica el reparto del importe. Puedes usar "Repartir equitativamente" para dividirlo a partes iguales.
4. Haz clic en Añadir.

Importante: La suma del reparto debe ser igual al importe total del gasto.

Seguimiento del presupuesto

Cuando el periodo esta en estado activo o histórico.

Seguimiento del total

Puedes ver en la cabecera en tiempo real el estado de tu presupuesto:

• Asignado: Total asignado al periodo (suma de todos los presupuestos).
• Gastado: Total de gastos registrados.
• Previsto: Costes pendientes de registrar.
• Disponible: Presupuesto restante (Asignado - Gastado - Previsto).

La barra de consumo muestra visualmente la proporción entre lo gastado (azul), lo previsto (naranja) y lo disponible (verde).

Si el gasto supera el presupuesto asignado, la barra se mostrará en rojo y verás el importe Excedido.

La barra de Periodo transcurrido te permite comparar el avance del tiempo con el consumo del presupuesto.

Seguimiento por presupuesto

En la pestaña Presupuestos puedes ver el detalle de cada partida:

• Asignado: Importe asignado a la partida.
• Gastado: Gastos imputados a esa partida.
• % gastado: Porcentaje consumido.
• Saldo: Importe restante (Asignado - Gastado).