Integración de datos básica (vía API)

Importante: este artículo está dirigido a usuarios de Endalia HR con perfil de Administrador.

El siguiente artículo tiene por objetivo describir la secuencia de llamadas API que es necesaria para la integración de Endalia con otros sistemas de información. Estos sistemas actuarán como master para proveer de datos a Endalia. El escenario descrito está dirigido a alcances de módulos básicos (principalmente escenarios de integración con Registro Horario & Vacaciones y Ausencias). Para otros escenarios, consulta el apartado de Integraciones

TABLA DE CONTENIDOS

• 1. Datos mínimos
• 2. Datos adicionales (opcional)
• 3. Mapeo de parámetros
• 4. Generación de estructura organizativa
• 5.Definición de roles de usuario (opcional)
• 6. Proceso de creación del empleado
• 7. Proceso de actualización de datos de empleado

1. Datos mínimos

Si el escenario de integración deseado, únicamente requiere de los datos más básicos posibles. Deberemos tener presente los datos mínimos a incorporar en el sistema:

• Código del empleado
• Nombre
• Apellido1
• Número de documento
• Tipo de documento > Si este dato no se gestiona en origen, integrar valor "DNI".
• Género
• Estado > Si únicamente volcamos empleados activos, utilizar valor "Activo"
• Empresa
• Centro de trabajo
• Tipo de contrato
• Motivo de alta
• % de jornada

Adicionalmente, si se va hacer uso de Registro horario y/o vacaciones, es necesario añadir:

•  Convenio

Además, para la gestión de visibilidades y el escalado de los procesos de aprobación, es necesario definir la estructura organizativa. Asignando un puesto a cada empleado  (Más adelante se describe el proceso de creación de estructura y asignación de empelados a puestos)

2. Datos adicionales (opcional)

Endalia es un sistema modular que permite incorporar nuevos módulos en función de las necesidades del cliente final. Todos los procesos de estos módulos están basados en la gestión de personas. Por ello, si se detectando necesidades adicionales, el primer paso es definir qué datos vamos a necesitar para la gestión de estas. 

Desde el apartado de configuración > Personas > Datos del empleado, es posible definir la obligatoriedad de los campos en la ficha del empleado. Estos campos serán los requeridos para la creación de nuevos empleados en el sistema. 

Un ejemplo: 

En la imagen podemos ver, que el campo Nacionalidad 1, está definido como obligatorio. Si este campo no es requerido para nuestra gestión, podemos configurar que no sea obligatorio. 

Debe tenerse presente, que si se definen nuevos datos adicionales, estos deberán sumarse a la integración de forma adicional a los apartados en el aparado 1"Datos mínimos".

3. Mapeo de parámetros

El integrador debe ofrecer un mapeo con los parámetros maestros de Endalia requeridos para la integración. Estos datos pueden aportarse por integración, o bien, manualmente a través de Endalia. En función de la variabilidad de parametrizaciones, podrá optarse por un escenario u otro. En caso, de que se intente integrar un empleado con parametrizaciones que previamente no estén cargadas en Endalia, las APIS generarán un error, y deberá invocarse la creación de este parámetro, o bien, realizar una carga manual y posteriormente volver a reintegrar. 

Las APIs de outbound de esos parámetros son: 

• Empresa - APIs: Details - Endalia HR API 
• Centro de trabajo - APIs: Details - Endalia HR API 
• Convenio - APIs: Details - Endalia HR API 

4. Generación de estructura organizativa

Para la gestión de visibilidades en el sistema (quién tiene permisos para ver información de otros empleados) así como para los procesos de aprobación (por ejemplo, quién tiene que aprobar las vacaciones de un empleado) es necesaria la carga de una estructura organizativa. 

La estructura organizativa, consta de un conjunto de puestos con una estructura jerárquica de dependencia.

Para la creación de los estructura organizativa, es necesario utilizar las siguiente llamada:

1. Creación y actualización de puestos: APIs: Details - Endalia HR API

5.Definición de roles de usuario (opcional)

Si el escenario de integración requiere que los usuarios accedan al portal del empleado, será necesaria la creación de usuarios a los empleados cargados en el sistema. 

El usuario va a requerir de los siguientes datos:

• Nombre de usuario
• Contraseña (opcional, si el escenario de configuración es con contraseña delegadas)
• Idioma (Por defecto, Español)
• Rol 1
• Rol 2 y sucesivos (opcional)

Por ello, el primer paso es definir los roles de uso en el sistema. Estos roles, permiten definir a qué secciones y qué operativas van a poder realizar los usuarios en el sistema. 

Una vez creados los roles, ya nos encontramos en disposición para poder crear los usuarios. 

6. Proceso de creación del empleado

Definidos los parámetros y la estructura organizativa, una vez generadas las parametrizaciones básicas en el sistema, ya estamos en disposición para poder generar los empleados en el sistema. 

Para la creación de un empleado hay que seguir los siguientes pasos, con todos los datos que se quieren integrar:

1. Creación del empleado - APIs: Details - Endalia HR API 
2. Asociación de empleados a puestos  - APIs: Details - Endalia HR API 
3. Creación del usuario - APIs: Details - Endalia HR API 

7. Proceso de actualización de datos de empleado

Una vez el empleado está creado, para la actualización de datos (por variaciones en el master de datos) se debe llamar a las siguientes APIs:

1. Carga de datos del empleado: para cumplimentar o cambiar ciertos campos de la ficha del empleado - APIs: Details - Endalia HR API 
2. Carga de contrato: para crear o actualizar el contrato - APIs: Details - Endalia HR API 
3. Modificación de variaciones: cada variación se modifica con su propia API:

1. Empresas - APIs: Details - Endalia HR API 
2. Centros de trabajo - APIs: Details - Endalia HR API 
3. Porcentaje de jornada - APIs: Details - Endalia HR API 
4. Convenio - APIs: Details - Endalia HR API