Integración de datos básica (vía ficheros)

Importante: este artículo está dirigido a usuarios de Endalia HR con perfil de Administrador.

El siguiente artículo tiene por objetivo describir la secuencia de Centros de importaciones que es necesario utilizar para la incorporación de empleados a Endalia provenientes de otros sistemas. El escenario descrito está dirigido a alcances de módulos básicos (principalmente escenarios de integración con Registro Horario & Vacaciones y Ausencias). Para otros escenarios, consulta el apartado de Integraciones

TABLA DE CONTENIDOS

• 1. Datos mínimos
• 2. Datos adicionales (opcional)
• 3. Mapeo de parámetros
• 4. Generación de estructura organizativa
• 5.Definición de roles de usuario (opcional)
• 6. Proceso de creación del empleado
• 7. Proceso de actualización de datos de empleado

1. Datos mínimos

Si el escenario de integración deseado, únicamente requiere de los datos más básicos posibles. Deberemos tener presente los datos mínimos a incorporar en el sistema:

• Código del empleado
• Nombre
• Apellido1
• Número de documento
• Tipo de documento > Si este dato no se gestiona en origen, integrar valor "DNI".
• Género
• Estado > Si únicamente volcamos empleados activos, utilizar valor "Activo"
• Empresa
• Centro de trabajo
• Tipo de contrato
• Motivo de alta
• % de jornada

Adicionalmente, si se va hacer uso de Registro horario y/o vacaciones, es necesario añadir:

•  Convenio

Además, para la gestión de visibilidades y el escalado de los procesos de aprobación, es necesario definir la estructura organizativa. Asignando un puesto a cada empleado  (Más adelante se describe el proceso de creación de estructura y asignación de empelados a puestos)

2. Datos adicionales (opcional)

Endalia es un sistema modular que permite incorporar nuevos módulos en función de las necesidades del cliente final. Todos los procesos de estos módulos están basados en la gestión de personas. Por ello, si se detectando necesidades adicionales, el primer paso es definir qué datos vamos a necesitar para la gestión de estas. 

Desde el apartado de configuración > Personas > Datos del empleado, es posible definir la obligatoriedad de los campos en la ficha del empleado. Estos campos serán los requeridos para la creación de nuevos empleados en el sistema. 

Un ejemplo: 

En la imagen podemos ver, que el campo Nacionalidad 1, está definido como obligatorio. Si este campo no es requerido para nuestra gestión, podemos configurar que no sea obligatorio. 

Debe tenerse presente, que si se definen nuevos datos adicionales, estos deberán sumarse a la integración de forma adicional a los apartados en el aparado 1"Datos mínimos".

3. Mapeo de parámetros

El integrador debe cargar en Endalia los parámetros maestros requeridos de forma previa al inicio del volcado de datos. En caso, de que se intente cargar un empleado con parametrizaciones que previamente no estén cargadas en Endalia, los centros de importaciones generarán un error, y deberá realizarse una carga manual y posteriormente volver a utilizar el centro de importaciones. 

Los datos mínimos que deben crearse previamente son:

• Empresa 
• Centro de trabajo
• Convenio

Estos parámetros deben crearse en el sistema desde los correspondientes apartados de configuración.

4. Generación de estructura organizativa

Para la gestión de visibilidades en el sistema (quién tiene permisos para ver información de otros empleados) así como para los procesos de aprobación (por ejemplo, quién tiene que aprobar las vacaciones de un empleado) es necesaria la carga de una estructura organizativa. 

La estructura organizativa, consta de un conjunto de puestos con una estructura jerárquica de dependencia.

Para la creación de los estructura organizativa, puede utilizarse el Centro de importaciones: Puestos y estructura

5.Definición de roles de usuario (opcional)

Si el escenario de integración requiere que los usuarios accedan al portal del empleado, será necesaria la creación de usuarios a los empleados cargados en el sistema. 

El usuario va a requerir de los siguientes datos:

• Nombre de usuario
• Contraseña (opcional, si el escenario de configuración es con contraseña delegadas)
• Idioma (Por defecto, Español)
• Rol 1
• Rol 2 y sucesivos (opcional)

Por ello, el primer paso es definir los roles de uso en el sistema. Estos roles, permiten definir a qué secciones y qué operativas van a poder realizar los usuarios en el sistema. 

Una vez creados los roles, ya nos encontramos en disposición para poder crear los usuarios. 

6. Proceso de creación del empleado

Definidos los parámetros y la estructura organizativa, una vez generadas las parametrizaciones básicas en el sistema, ya estamos en disposición para poder cargar los empleados en el sistema. 

Para la creación de un empleado hay que seguir los siguientes pasos, con todos los datos que se quieren integrar:

a. Creación del empleado. 

Se debe utilizar el Centro de importaciones: Creación de personas

El centro de importaciones aporta una plantilla en excel con la que completar el lote de datos necesarios.

b. Asociación de empleados a puestos

Se debe acudir al Centro de importaciones: Asociación de empleados a puestos

c. Creación del usuario 

Se debe acudir a Centro de importaciones: Creación de usuarios 

7. Proceso de actualización de datos de empleado

Una vez el empleado está creado, para la actualización de datos (por variaciones en el master de datos) se pueden acudir los diferentes centros de importaciones:

1. Carga de datos del empleado: Centro de importaciones: Datos personales, organizativos y contacto. 
2. Carga de contrato: para crear o actualizar el contrato - Centro de importaciones: Contratos
3. Modificación de variaciones: Centro de importaciones: Variación de datos de persona

1. Empresas 
2. Centros de trabajo 
3. Porcentaje de jornada
4. Convenio 

        d. Cambio de puesto: Centro de importaciones: Asociación de empleados a puestos