Importante: este artículo está dirigido a usuarios de Endalia HR con perfil de Administrador.

El catálogo de competencias es la base de todo el módulo de Desarrollo Competencial. Define qué competencias existen en tu organización, cómo se miden, y qué puestos las requieren. 

TABLA DE CONTENIDOS

• Qué es el catálogo de competencias
• Conceptos clave antes de empezar
  • Áreas de competencia
  • Competencias
  • Conocimientos
  • Niveles y criterios de valoración
    • Niveles
    • Criterios de valoración
  • Indicadores de comportamiento
• Cómo funciona el snapshot del catálogo (concepto clave)
  • Mensaje informativo en el sistema:
• Acceder al catálogo de competencias
  • Añadir áreas / competencias / conocimientos
  • Editar áreas / competencias / conocimientos
    • Editar áreas
    • Editar competencias / conocimientos
• Otras funcionalidades
  • Duplicar área
  • Pasar a histórico
• Buenas prácticas
  • Definir niveles claros
  • Usar indicadores con criterio
  • Organizar el catálogo
  • Gestión del cambio
  • Mantenimiento anual
• Nota importante sobre competencias y conocimientos

Qué es el catálogo de competencias

El catálogo es la biblioteca de competencias de tu organización. Define:

• Qué competencias existen (ej: "Comunicación efectiva", "Liderazgo", "Gestión del tiempo")
• Cómo se miden (niveles del 1 al 5)
• Qué significa cada nivel (criterios de valoración)
• Qué comportamientos concretos se esperan en cada nivel (indicadores)
• Qué puestos requieren cada competencia

Una vez configurado, el catálogo alimenta:

• Cuestionarios de evaluación
• Perfil competencial del empleado
• Consolidaciones
• Planes de desarrollo (PDI)
• Matriz de talento

Conceptos clave antes de empezar

Áreas de competencia

Son contenedores que agrupan competencias relacionadas. Sirven para organizar el catálogo.

Ejemplos:

• Área "Influencia": agrupa competencias como "Comunicación", "Negociación", "Persuasión"
• Área "Planificación": agrupa "Gestión del tiempo", "Organización", "Priorización"
• Área "Relación": agrupa "Trabajo en equipo", "Empatía", "Colaboración"

Competencias

Son las habilidades específicas que se evalúan. Se definen como la capacidad para entender y/o realizar tareas específicas requeridas para un puesto de trabajo.

Cada competencia tiene:

• Nombre
• Código (identificador único)
• Descripción
• Niveles de dominio (normalmente 1-5)
• Criterios de valoración por nivel
• Indicadores de comportamiento (opcional)

Conocimientos

Funcionan igual que las competencias pero se refieren a saberes técnicos o teóricos (ej: "Excel avanzado", "Normativa laboral", "Metodología Agile").

Diferencia clave: En los cuestionarios de evaluación, competencias y conocimientos aparecen en secciones separadas. Esto permite extraer conclusiones diferenciadas.

Niveles y criterios de valoración

Niveles

Los niveles miden el grado de dominio de una competencia. Lo habitual es usar 5 niveles:

• Nivel 1: Inicial o básico
• Nivel 2: En desarrollo
• Nivel 3: Competente
• Nivel 4: Avanzado
• Nivel 5: Experto o referente

También existe la opción NS/NC (No sabe / No contesta) para casos en que el evaluador no tiene información suficiente.

Criterios de valoración

Cada nivel debe tener una descripción clara de qué significa. Esto es fundamental para que las evaluaciones sean objetivas y consistentes.

Ejemplo de criterios para la competencia "Comunicación efectiva":

Nivel 1: La persona tiene dificultades para expresarse con claridad. Necesita ayuda para estructurar mensajes. Está en etapa inicial.

Nivel 2: La persona comunica información básica con supervisión o guía. Aún necesita desarrollar habilidades.

Nivel 3: La persona comunica de forma clara y estructurada en situaciones habituales. Puede realizar tareas de manera independiente. Nivel competente.

Nivel 4: La persona comunica de forma efectiva en situaciones complejas. Adapta el mensaje a diferentes audiencias. Nivel avanzado.

Nivel 5: La persona es reconocida como autoridad en comunicación. Tiene dominio excepcional. Actúa como referente para otros profesionales.

Dónde se definen los niveles:

• A nivel de área: se aplican automáticamente a todas las competencias de esa área y subáreas (salvo que tengan niveles propios)
• A nivel de competencia individual: puedes definir niveles específicos si una competencia requiere criterios diferentes

Buena práctica: Define niveles a nivel de área para mantener consistencia. Solo personaliza a nivel de competencia cuando sea estrictamente necesario.

Indicadores de comportamiento

Los indicadores son preguntas o afirmaciones concretas que ejemplifican comportamientos observables en cada nivel de competencia.

Para qué sirven:

• Hacen la evaluación más objetiva
• Anclan la puntuación en comportamientos reales
• Evitan interpretaciones vagas
• Facilitan conversaciones de feedback específicas

Ejemplo para la competencia "Orientación al cliente":

En lugar de solo preguntar "¿Qué nivel de orientación al cliente tiene?" (muy subjetivo), puedes añadir indicadores como:

Indicador 1: "Aborda las necesidades de fondo del cliente" Indicador 2: "Anticipa problemas antes de que el cliente los mencione" Indicador 3: "Hace seguimiento proactivo después de resolver una incidencia"

Cada indicador se puntúa con su propia escala (normalmente: No tiene / Básico / Medio / Avanzado / Experto / NS/NC).

Cómo se usan en las evaluaciones:

• En el cuestionario, aparecen debajo de la competencia principal
• El evaluador puntúa cada indicador de forma independiente
• El sistema puede calcular una media o mostrarlos de forma individual en el perfil competencial

Configuración:

Los indicadores se añaden desde la ficha de cada competencia individual, en la sección "Indicadores". Son opcionales. Si no los configuras, el cuestionario solo mostrará el nivel global de la competencia.

Cómo funciona el snapshot del catálogo (concepto clave)

Cuando RRHH crea un periodo de evaluación (ej: "Periodo 2026"), el sistema hace una "foto" del catálogo de competencias en ese momento. Esta foto se llama snapshot.

Por qué es importante:

Imagina que en enero de 2026 creas el periodo de evaluación. El catálogo tiene 30 competencias. En marzo, añades 5 competencias nuevas al catálogo.

¿Qué pasa con las evaluaciones del periodo 2026 que ya están en curso?

• Las evaluaciones del Periodo 2026 siguen usando las 30 competencias originales (el snapshot)
• Las 5 competencias nuevas NO aparecen en el Periodo 2026
• Las 5 competencias nuevas solo aparecerán en periodos futuros que crees después de marzo

Esto garantiza:

• Las evaluaciones no cambian a mitad de proceso
• Los datos son consistentes durante todo el ciclo
• Puedes comparar resultados de forma fiable

Qué datos se capturan en el snapshot:

• Competencias y conocimientos existentes en ese momento
• Niveles y criterios de valoración
• Indicadores de comportamiento
• Descripción de cada competencia
• Puesto genérico del empleado en ese momento

Mensaje informativo en el sistema:

Al ver la configuración de un periodo, verás: "Los datos reflejan dos momentos: competencias a fecha de creación del periodo y puesto genérico a fecha de inclusión del empleado".

Esto significa:

• Las competencias se congelan al crear el periodo
• El puesto genérico del empleado se captura al incluirlo en el proceso (puede ser posterior a la creación del periodo)

Implicación práctica:

Si necesitas cambiar algo en las evaluaciones de un periodo que ya está en curso, NO puedes hacerlo editando el catálogo. El snapshot ya está hecho. Contacta con soporte si necesitas modificar un periodo activo.

Acceder al catálogo de competencias

Ruta: Talento > Desarrollo > Catálogo de competencias

Verás un listado jerárquico con:

• Áreas (contenedores principales)
• Competencias y conocimientos dentro de cada área
• Código de cada elemento
• Tipo (Competencia / Conocimiento)

Los desplegables te permiten expandir y contraer áreas para navegar mejor.

Añadir áreas / competencias / conocimientos

Paso 1: Seleccionar qué quieres añadir

En la barra de herramientas, pulsa "Añadir área". Se despliega un menú con 3 opciones:

• Añadir área
• Añadir competencia
• Añadir conocimiento

Paso 2: Completar información básica

Se abre un modal con 2 pasos:

Paso 1 del modal - Información general:

• Nombre (ej: "Comunicación efectiva")
• Código (ej: "COM01" - identificador único)
• Descripción (opcional pero recomendado)

Paso 2 del modal - Ubicación en la estructura:

• Selecciona dónde colocar el nuevo elemento
• Puedes ponerlo como hijo de un área existente
• O como elemento de primer nivel

Paso 3: Pulsa "Añadir"

El nuevo elemento aparece en el catálogo.

Editar áreas / competencias / conocimientos

Editar áreas

1. Marca la casilla de la fila del área
2. Pulsa "Editar" en la barra de herramientas
3. Puedes modificar:

Información general:

• Nombre
• Código
• Descripción

Niveles:

• Editar criterios de valoración de cada nivel
• Borrar niveles (con precaución)
• Estos niveles se aplican automáticamente a todas las competencias de esta área y subáreas que no tengan niveles propios

4. Guarda cambios

Importante: Si editas niveles de un área, todas las competencias que dependan de esos niveles heredarán los cambios. Esto afecta solo a periodos futuros, no a periodos ya creados (por el snapshot).

Editar competencias / conocimientos

1. Marca la casilla de la fila
2. Pulsa "Editar"
3. Puedes modificar:

Información general:

• Nombre, código, descripción

Niveles:

• Puedes definir niveles propios para esta competencia específica
• O usar los niveles heredados del área padre
• Edita los criterios de valoración de cada nivel

Indicadores:

• Añade indicadores de comportamiento (opcional)
• Define la pregunta o afirmación
• Configura la escala de respuesta de cada indicador
• Marca si son obligatorios en el cuestionario

Puestos genéricos:

• Asocia esta competencia a puestos específicos de tu estructura organizativa
• Solo los empleados con esos puestos serán evaluados en esta competencia

4. Guarda cambios

Otras funcionalidades

Duplicar área

Útil cuando quieres crear una estructura similar a una existente.

1. Selecciona el área
2. Pulsa "Duplicar área"
3. Modal con 2 pasos:

Paso 1: Decide si duplicas solo el área o también todo su contenido (competencias, subáreas, etc.) Paso 2: Ubica el área duplicada en la estructura

4. Pulsa "Duplicar"

Se crea una copia completa con "_copia" en el nombre. Edítala para personalizarla.

Pasar a histórico

Cuando una competencia ya no se usa, no la borres. Pásala a histórico.

1. Selecciona uno o varios elementos
2. Pulsa "Pasar a histórico"
3. Confirma

Qué ocurre:

• El elemento desaparece del catálogo activo
• Se elimina de los puestos genéricos asociados en la estructura organizativa
• NO desaparece de cuestionarios ya creados (por el snapshot)
• NO se pierden datos históricos de evaluaciones

Puedes pasar múltiples elementos a histórico a la vez para limpiar el catálogo.

Si pasas elementos en bloque y necesitas recuperarlos o crear un catálogo nuevo, usa el Centro de importaciones.

Buenas prácticas

Definir niveles claros

• Usa lenguaje observable: "Realiza X tarea de forma autónoma" en lugar de "Tiene habilidad para X"
• Sé específico: describe comportamientos concretos, no abstracciones
• Mantén consistencia entre competencias del mismo nivel

Usar indicadores con criterio

• No añadas indicadores a todas las competencias. Solo donde aporten objetividad real.
• 2-4 indicadores por competencia es suficiente
• Pregunta: "¿Este indicador me ayuda a decidir entre nivel 3 y nivel 4?" Si no, no lo añadas.

Organizar el catálogo

• Usa áreas para agrupar competencias relacionadas
• No crees más de 3 niveles de jerarquía (Área > Subárea > Competencia). Más profundidad confunde.
• Códigos cortos y nemotécnicos: COM01, LID01, PLAN01

Gestión del cambio

• Comunica al equipo que cambios en el catálogo solo afectan a periodos futuros
• Si necesitas cambiar algo a mitad de un periodo activo, valora el impacto antes
• Documenta los cambios importantes (qué, cuándo, por qué)

Mantenimiento anual

• Revisa el catálogo antes de crear cada periodo anual
• Pasa a histórico competencias obsoletas
• Añade nuevas competencias según evolucione la organización
• Ajusta criterios de valoración si los anteriores no funcionaron bien

Nota importante sobre competencias y conocimientos

Lo que definas como competencias o conocimientos puede ser similar (ambos son habilidades o saberes), pero la diferencia está en cómo aparecen en los cuestionarios de evaluación.

En el cuestionario:

• Sección 1: Competencias
• Sección 2: Conocimientos

Esto permite extraer conclusiones diferenciadas:

• "El equipo tiene buen nivel en competencias transversales pero necesita reforzar conocimientos técnicos"
• Útil para planes de formación: competencias → soft skills, conocimientos → formación técnica

Decide al diseñar tu catálogo qué pones en cada categoría según cómo quieres analizar después los datos.