Gestionar aptitud de participantes

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La aptitud indica si un participante ha cumplido el mínimo de asistencia requerido para completar satisfactoriamente una acción formativa. Es un dato clave para la gestión de bonificaciones FUNDAE y para el reporting de formación.

TABLA DE CONTENIDOS

• ¿Qué es la aptitud?
• Cómo se calcula automáticamente
• Cómo configurar el umbral mínimo de asistencia
• Cómo consultar la aptitud de los participantes
• Cómo modificar la aptitud manualmente
• Aptitud y FUNDAE

¿Qué es la aptitud?

La aptitud es un campo calculado que tiene dos valores posibles: Apto o No apto. Refleja si un participante ha alcanzado el porcentaje mínimo de asistencia configurado para esa acción formativa.

Se diferencia de la fase del participante (Inscrito, Iniciado, Pendiente de finalizar, Finalizado, Baja): la fase indica en qué punto del ciclo está la participación, mientras que la aptitud indica si la calidad de esa participación cumple el requisito mínimo de asistencia.

Cómo se calcula automáticamente

El sistema calcula la aptitud de forma automática cuando un participante alcanza la fase Pendiente de finalizar o Finalizado. La fórmula es:

• Si asistencia final ≥ umbral mínimo configurado → Apto
• Si asistencia final < umbral mínimo configurado → No apto

La asistencia final que se usa para el cálculo es:

• La asistencia manual si se ha introducido (prevalece siempre sobre el cálculo automático).
• La asistencia a sesiones calculada automáticamente si no hay asistencia manual.

Antes de que el participante alcance una de esas fases, el campo de aptitud aparece vacío.

Cómo configurar el umbral mínimo de asistencia

El porcentaje mínimo de asistencia se configura por acción formativa desde la pestaña Evaluación y cierre, bloque Aptitud.

El valor por defecto es 75%. Puedes modificarlo mientras la acción formativa esté en estado Borrador o Disponible. En estados posteriores (En progreso, Completada) el campo es visible pero no editable.

Pasos:

1. Accede a la ficha de la acción formativa.
2. Ve a la pestaña Evaluación y cierre.
3. En el bloque Aptitud, introduce el porcentaje mínimo de asistencia requerido.
4. Guarda los cambios.

Cómo consultar la aptitud de los participantes

La aptitud de cada participante es visible en la columna Aptitud de la tabla de participantes, dentro de la pestaña Participantes de la ficha de la acción formativa.

Los posibles valores que verás en esa columna son:

• Apto: el participante cumple el mínimo de asistencia.
• No apto: el participante no alcanza el mínimo de asistencia.
• Vacío: el participante aún no ha llegado a fase Pendiente de finalizar o Finalizado, por lo que la aptitud todavía no se ha calculado.
• Icono informativo: si la aptitud ha sido modificada manualmente, aparece un indicador visual que lo señala.

Cómo modificar la aptitud manualmente

Puedes sobrescribir el valor calculado automáticamente en cualquier momento. Esta operación se llama override y es permanente: una vez modificada manualmente, el sistema no vuelve a recalcular la aptitud de ese participante aunque cambie su asistencia.

Modificación individual:

1. Accede a la pestaña Participantes de la ficha de la acción formativa.
2. Localiza el participante cuya aptitud quieres modificar.
3. Desde el menú de acciones de ese participante, selecciona Modificar aptitud.
4. Elige Apto o No apto y confirma.

Modificación masiva:

1. Selecciona varios participantes usando los checkboxes de la tabla, o selecciona todos los resultados filtrados.
2. En la toolbar de acciones, selecciona Gestionar aptitud.
3. Elige Apto o No apto en el modal que aparece y confirma.

Una vez que confirmes la modificación manual, el campo mostrará un indicador visual informando de que la aptitud ha sido forzada manualmente. Los cambios posteriores en la asistencia no afectarán a ese valor.

Aptitud y FUNDAE

Si la acción formativa es bonificable, la aptitud tiene un impacto directo en la gestión de la bonificación:

• Solo los participantes con aptitud Apto se contabilizan como participantes aptos a efectos de FUNDAE.
• Un participante en fase Baja que tenga aptitud Apto sí cuenta para FUNDAE.
• El recuento de participantes aptos es uno de los datos que se exportan en el XML de finalización de grupos formativos de FUNDAE.

Por este motivo es especialmente importante revisar y, si es necesario, corregir la aptitud de los participantes antes de realizar la exportación FUNDAE.