Guía de integración: Endalia y Payflow

Importante: este artículo está dirigido a usuarios de Endalia con perfil de administrador.

Conecta Endalia con Payflow para gestionar la retribución flexible de tus empleados. Esta guía te explica cómo configurar la integración y sacarle el máximo partido de forma sencilla.

Paso 1: Configuración inicial en Endalia

Para que la conexión entre Endalia y Payflow funcione, primero necesitas realizar una configuración inicial muy sencilla desde tu panel de administrador. Solo tienes que seguir estos tres pasos:

1. Activa Payflow como proveedor

Lo primero es indicarle a Endalia que Payflow será tu proveedor para gestionar la retribución flexible.

• Dirígete al menú de Configuración y, dentro de la sección Compensación y beneficios, haz clic en Configuración de retribución flexible.

• En la pantalla de "Proveedores de retribución flexible", verás una lista con los proveedores disponibles. Simplemente, activa el interruptor junto a Payflow.

2. Vincula los conceptos de nómina

Ahora, necesitas decirle a Endalia cómo debe registrar en la nómina los diferentes gastos que los empleados hagan con Payflow.

• En la misma pantalla, accede a la opción "Vinculación de conceptos con los tipos de gasto".

• Aquí podrás asociar cada tipo de gasto de Payflow (como Restaurante, Transporte o Guardería) con el concepto de nómina que le corresponda en tu sistema.

• Este paso es clave para que los consumos se reflejen correctamente en la nómina de cada mes.

3. Habilita el beneficio para cada empleado

Finalmente, debes indicar qué empleados de tu plantilla disfrutarán de este beneficio.

• Para cada empleado que vaya a utilizar Payflow, accede a su ficha de salario.

• Busca la opción de "Configuración de retribución flexible" y actívala.

• Hacer esto es fundamental para que los datos de estos empleados se puedan enviar a Payflow y así darles de alta en el servicio.

Alternativamente, la activación de la retribución flexible en el salario de los empleados podrá realizarse utilizando el centro de importaciones de salarios.

Paso 2: Envía los datos de tus empleados a Payflow

Una vez que has completado la configuración, el siguiente paso es enviar a Payflow la información de los empleados que van a utilizar el servicio. Para ello, Endalia ha preparado dos informes automáticos que encontrarás en el módulo de Informes de Compensación.

A. Carga inicial de empleados

Este es el primer informe que debes utilizar, y normalmente solo lo harás una vez.

• Objetivo: Dar de alta en Payflow a todos tus empleados actuales que ya tienen activado el beneficio de la retribución flexible.

• ¿Cómo funciona?: Simplemente, ejecuta el informe llamado "Carga inicial de empleados: Payflow". El sistema generará un listado completo con toda la información necesaria para su alta.

B. Alta mensual de empleados

Este es el informe que utilizarás de forma recurrente, por ejemplo, a principios de cada mes.

• Objetivo: Dar de alta en Payflow únicamente a los nuevos empleados que se han incorporado en un mes concreto.

• ¿Cómo funciona?: Ejecuta el informe "Alta mensual de empleados: Payflow". El sistema te pedirá que indiques el mes y el año que quieres consultar y buscará automáticamente las nuevas incorporaciones de ese periodo.

También existe la posibilidad de automatizar el envío de datos a Payflow mediante una integración por APIs, sin que deba realizarse ninguna gestión manual.

La diferencia entre ambos métodos, es que utilizando los informes es posible excluir empleados individuales o colectivos de recibir el beneficio de la retribución flexible. Mediante la integración automática esta gestión no es posible.

Paso 3: Importa los consumos y anticipos para la nómina 

El último paso del ciclo mensual consiste en traer de vuelta a Endalia la información de los gastos y anticipos gestionados a través de Payflow para aplicarlos en la nómina. Este proceso se realiza a través del Centro de importaciones.

¿Cómo funciona el proceso de importación?

1. Ve a la sección Centro de importaciones > Nóminas.

2. Selecciona el importador que necesites (Retribución Flexible o Anticipos).

3. Elige el mes y el año y descarga la plantilla.

4. Completa la plantilla con los datos de importes que te proporcione Payflow.

5. Sube el archivo completo de nuevo a Endalia.

¿Qué puedes importar?

• Conceptos de retribución flexible: Para registrar los consumos mensuales de los empleados en comida, transporte, guardería, etc.

• Conceptos de anticipos: Para registrar los anticipos de nómina que los empleados hayan solicitado.

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