Registrar gastos en una acción formativa

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Importante: este artículo está dirigido a usuarios de Endalia HR con perfil de Administrador.

Registrar correctamente los gastos de una acción formativa es clave para mantener actualizado el presupuesto y disponer de información fiable sobre el coste real de la formación.

• ¿Qué es un gasto?
• ¿Dónde se registran los gastos?
  • Cómo registrar un gasto
  • Reparto de gastos entre presupuestos
• ¿Qué ocurre al registrar un gasto?
• ¿Qué debes tener en cuenta?
  • Recomendaciones de uso
  • Errores habituales
  • Nota

¿Qué es un gasto?

Un gasto es un registro económico que representa un coste real asociado a una acción formativa. Por ejemplo: coste del proveedor, materiales didácticos, desplazamientos, alquiler de sala o gastos del formador.

Los gastos se registran dentro de cada acción formativa y se imputan a uno o varios presupuestos del periodo al que está vinculada la acción.

Importante: en Endalia el concepto correcto es siempre gasto, no factura. Los gastos son registros operativos de control de costes, no documentos contables.

Requisitos previos

Para poder registrar gastos en una acción formativa es necesario que se cumplan estas tres condiciones:

• La acción formativa debe estar vinculada a un periodo.
• El periodo debe estar en estado Activo (si el periodo está en Borrador, el bloque de gastos aparece visible pero deshabilitado; si está en Histórico, es de solo lectura).
• Debe existir al menos un presupuesto dentro de ese periodo.

Si la acción formativa no tiene periodo asociado, el bloque de gastos no aparece en la pestaña Datos económicos.

Cómo registrar un gasto

Navegación: accede a la ficha de la acción formativa > pestaña Datos económicos > bloque Gastos.

1. Haz clic en Añadir gasto.
2. Completa los campos del gasto:
   • Concepto / tipo (obligatorio): selecciona el tipo de gasto del desplegable (Matrícula, Catering, Desplazamiento, Ubicación/sala, Gastos formador, etc.).
   • Nombre / descripción (opcional): texto libre para identificar el gasto con más detalle.
   • Código (opcional): referencia interna si tu organización usa codificación de gastos.
   • Fecha (obligatorio): fecha en la que se produjo el gasto.
   • Importe (obligatorio): importe total del gasto en euros.
3. Define el reparto entre presupuestos (ver sección siguiente).
4. Guarda los cambios.

Reparto entre presupuestos

Cada gasto debe repartirse entre uno o varios presupuestos del periodo. La suma de todos los repartos debe ser igual al importe total del gasto — el sistema no permite guardar si no cuadra.

Ejemplo: un gasto de 1.000 € puede repartirse como 700 € al presupuesto general y 300 € al presupuesto de formación técnica.

Puedes imputar el gasto a un solo presupuesto (100%) o distribuirlo entre varios introduciendo el importe correspondiente a cada uno.

Si el reparto no suma exactamente el importe total del gasto, el sistema bloqueará el guardado y mostrará un aviso de error.

Editar y eliminar gastos

Puedes editar o eliminar gastos mientras el periodo asociado esté en estado Activo. Si el periodo pasa a Histórico, los gastos quedan en solo lectura.

Si intentas desvincular la acción formativa de su periodo y tiene gastos registrados, el botón de desvinculación aparece deshabilitado. Deberás eliminar primero todos los gastos antes de poder desvincular la acción del periodo.

¿Qué ocurre al registrar un gasto?

Cuando guardas un gasto correctamente:

• El importe se suma al gasto total de la acción formativa.
• Se actualiza el importe gastado de cada presupuesto al que se ha imputado.
• Se recalcula el importe disponible del presupuesto.
• Se actualiza la desviación de la acción formativa (coste previsto − gastos totales).
• Los cambios se reflejan en tiempo real en el dashboard de formación y en el bloque de resumen económico de la ficha.

Errores habituales

La acción formativa no tiene periodo asociado. El bloque de gastos no aparece. Solución: ve a la pestaña Datos económicos y vincula la acción a un periodo activo.

El periodo está en Borrador. El bloque de gastos aparece pero está deshabilitado. Solución: activa el periodo desde la configuración de periodos.

El reparto no cuadra con el importe total. El sistema bloquea el guardado. Solución: revisa que la suma de todos los repartos sea exactamente igual al importe del gasto.

El gasto se ha imputado al presupuesto incorrecto. Afecta al seguimiento y a los informes. Solución: edita el gasto y corrige el reparto mientras el periodo esté Activo.

Nota

Los gastos registrados impactan directamente en:

• el consumo del presupuesto
• los informes
• el análisis de la formación