Configuración de plantillas de onboarding y offboarding

Modificado el Lun, 30 Sep a 4:06 P. M.

Importante: este artículo está dirigido a usuarios de Endalia HR con perfil de Administrador.

El proceso de incorporación de un trabajador a la plantilla, o su salida de la empresa, va mucho más allá de la firma del contrato. Si quieres gestionar este proceso con la máxima eficacia, estás en el sitio adecuado.

En este artículo:

Configuración de plantillas de onboarding y offboarding
Vídeo del proceso

Configuración de plantillas de onboarding y offboarding

Dentro del hub Configuración, dirígete a Organización y personas > Opciones del módulo
En la presente pantalla, ve a la sección Onboarding y Offboarding. Debes habilitar tanto la primera pestaña como la segunda, para poder realizar los pertinentes procesos. La tercera te indica con cuántos días de antelación quieres que el sistema te avise de que se inicia el vencimiento. Emplea el icono correspondiente para editar el número de días y, por último, haz clic en Guardar, y en Guardar cambios, en la parte superior izquierda de la pantalla, antes de dar el siguiente paso.
Ahora, dirígete a la siguiente ruta: Configuración > Organización y personas > Plantillas de onboarding & offboarding.
En esta nueva pantalla, dentro de las pestañas Onboarding y Offboarding, cuentas con plantillas predeterminadas, que puedes ver y duplicar mediante los botones situados junto a su nombre, pero no editar. En cambio, las plantillas creadas sí son editables, duplicables y eliminables, puesto que beben del usuario.
Por tanto, para crear una plantilla, dirígete al botón Añadir plantilla, en la parte superior izquierda de este menú, y haz clic en Onboarding/Offboarding. Como puedes comprobar, tienes la posibilidad de añadir plantillas de on/offboarding tanto desde plantilla de ejemplo, como desde cero (las creas desde el inicio).
Si te decantas por la primera opción, debes rellenar un proceso en diversos pasos:
Rellena los campos obligatorios en cada una de las fases hasta llegar a Resumen > Añadir plantilla. Un mensaje del sistema te avisará de que ha sido generada satisfactoriamente, y podrás acceder a la plantilla directamente:
El segundo caso, crear plantilla desde cero, es ligeramente distinto, aunque también deberás rellenar los campos obligatorios, y los opcionales si lo ves necesario. En primer lugar, completa el nombre de tu nueva plantilla, antes de hacer clic en Siguiente
En el segundo paso, incluye las fases que van a componer el onboarding/offboarding. Puedes añadir tantas como quieras mediante el botón Añadir fase. En la ventana modal lateral, rellena los campos con las pertinentes indicaciones y recuerda hacer clic en Guardar. Ten en cuenta que la primera fase creada siempre irá en primer lugar, mientras que a las restantes se les puede alterar el orden, siempre que no entren en conflicto con las fechas que hayas asignado al crearlas. El sistema te avisará de esta circunstancia, en caso de producirse. Además, puedes editarlas y eliminarlas, con los botones habilitados a tal efecto. Clic en Siguiente
En Resumen, puedes ver todo lo configurado hasta ahora. El sistema te avisa de que las tareas dentro de las fases se añadirán posteriormente, en la ficha de la plantilla, y no en la presente pantalla. Cuando hayas comprobado todos los cambios, pincha en Añadir plantilla
¡Plantilla de onboarding/offboarding creada con éxito! Ahora ya puedes moverte al siguiente paso, a través del botón Ir a la plantilla de onboarding/offboarding
El sistema te ha redigirido a Ficha de plantilla de onboarding/offboarding, que cuenta con dos secciones; Información general, con datos adicionales para completar, y Fases y tareas, en donde puedes desarrollar los subprocesos a seguir (tareas) dentro de cada etapa creada en el proceso anterior (fases).
Por tanto, dentro de esta última sección, puedes proceder a asignar las tareas; el sistema te avisará en todo momento de las fases que no tienen asignadas tareas, ya que todas deben estar completadas. Haz clic en Añadir, en la parte superior izquierda de la pantalla, para crear fases o agregar tareas.
Las tareas que puedes agregar son tipo check (contestación "Sí"/"No"), tipo solicitud (se lanza un formulario o una comunicación determinados) y tipo firma (para solicitar la rúbrica de un documento). Rellena los campos obligatorios en la ventana modal lateral, y haz clic en Añadir
Ahora, ya tienes tu plantilla configurada. En la ficha de plantilla, recuerda que puedes eliminar o editar tanto tareas como fases, en todo momento. Si eliminas una fase, las tareas creadas y asociadas a la misma se eliminarán también, por defecto.

Nota: La configuración de las plantillas sigue el mismo patrón, salvo que en las fases del onboarding hay que gestionar la fecha de inicio del contrato, mientras que en la de offboarding la fecha de referencia es la del fin del mismo: Una vez configurada tu plantilla, dirígete a Organización y personas > Personas > Compañía > Empleados para asociar estos procesos (onboarding/offboarding) a un trabajador concreto. Dentro de la ficha de este, en la sección Información organizativa > Onboarding/Offboarding, sigue los pasos que te ofrece el sistema para añadir la nueva información al empleado.

Vídeo del proceso

¿Quieres saber más? Consulta los siguientes artículos relacionados:

Si tienes dudas con los términos, echa un vistazo a nuestro glosario en este enlace.