Crear una nota de gasto

Este artículo está dirigido a usuarios de Endalia HR con perfil de Administrador.

Las hojas o notas de gasto son registros a través de los cuales los empleados notifican a la empresa los gastos derivados de su actividad profesional. Como administrador, tienes acceso completo para crearlas, editarlas y hacer seguimiento de todo el proceso de validación. Sigue leyendo para conocer cómo gestionar correctamente las notas desde el software.

En este artículo:

• Crear una nota de gasto
• Añadir gastos en una nota
• Sobre las unidades de coste

Importante: Antes de crear una nota de gasto, asegúrate de haber configurado correctamente:
- Los tipos de gasto disponibles (libre, dieta, Kilometraje)
- Las categorías de gasto, que deben estar asociadas a los colectivos o grupos de empleados correspondientes. Puedes comprobarlo en Configuración > Gastos > Categoría > Editar categoría > Personas asociadas).

Crear una nota de gasto

1. Dentro del hub Compensación, haz clic en  Gastos > Notas de gasto.
2. En la pantalla siguiente, haz clic en el botón Añadir, que encontrarás en la barra de herramientas: 
3. En la ventana emergente, completa los campos requeridos (Nombre, Empleado solicitante y Categoría). A continuación, haz clic en Añadir. Por defecto, se abrirá directamente la ficha para editar la nota de gasto: 

Añadir gastos en una nota

1. Una vez creada la nota, podrás incluir los gastos correspondientes. En la ficha de la nota de gasto, dirígete a la sección Gastos. 
2. Haz clic en el botón Añadir gasto, en la barra de herramientas.
3. Selecciona el tipo de gasto (libre, dieta o kilometraje). Estos se podrán seleccionar dependiente de la configuración de la categoría seleccionada al crear la nota.
4. Completa los campos requeridos según el tipo seleccionado. Haz clic en Añadir para registrar el gasto.

Sobre las unidades de coste

Si la funcionalidad está habilitada en tu entorno, al revisar o editar una nota de gasto, podrás visualizar el campo Unidad de coste asociado a cada gasto. 

Como administrador:

• Podrás ver y editar la unidad de coste.
• Podrás seleccionar una unidad de coste al crear la nota. Esto servirá como valor predeterminado para todos los gastos que añadas dentro de esa nota.
• La unidad de coste se pre-cargará automáticamente en cada gasto nuevo que incorpores a la nota.  Se podrá modificar en cada gasto individual si así lo necesitas.

La unidad de coste puede ser configurable y depender de cómo la empresa haya establecido la funcionalidad. Si no ves este campo, es posible que no esté habilitado en tu empresa.

Nota: Recuerda hacer clic en Guardar cambios cada vez que realices modificaciones en la nota de gasto o en los gastos incluidos en ella. Esto asegurará que todas las acciones se guarden correctamente. 

Vídeo del proceso

No te preocupes, te explicamos estas funciones en esta breve píldora informativa:

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• Gestionar notas de gasto
• Añadir/Eliminar tipo de gasto
• Crear/Eliminar una categoría de gastos

Si tienes dudas con los términos, echa un vistazo a nuestro glosario en  este enlace.