Créer une note de frais

Cet article est destiné aux utilisateurs d'Endalia RH avec un profil Administrateur.

Les feuilles ou notes de frais sont des enregistrements permettant aux employés d'informer l'entreprise des dépenses liées à leur activité professionnelle. En tant qu'administrateur, vous avez un accès complet pour les créer, les éditer et suivre tout le processus de validation. Continuez à lire pour savoir comment gérer correctement les notes depuis le logiciel.

Dans cet article:

• Créer une note de frais
• Ajouter des dépenses dans une note
• Concernant les unités de coût

Important : Avant de créer une note de frais, assurez-vous d'avoir configuré correctement :
- Les types de frais disponibles (libre, diète, kilométrage)
- Les catégories de frais, qui doivent être associées aux collectifs ou groupes d'employés correspondants. Vous pouvez le vérifier dans Paramètres > Dépenses > Catégorie > Modifier la catégorie > Personnes associées).

Créer une note de frais

1. Dans le hub Compensation, cliquez sur Dépenses > Notes de frais.
2. Sur l'écran suivant, cliquez sur le bouton Ajouter, que vous trouverez dans la barre d'outils : 
3. Dans la fenêtre contextuelle, remplissez les champs requis (Nom, Employé demandeur et Catégorie). Ensuite, cliquez sur Ajouter. Par défaut, la fiche pour éditer la note de frais s'ouvrira directement :

Ajouter des dépenses dans une note

1. Une fois la note créée, vous pourrez inclure les dépenses correspondantes. Dans la fiche de note de frais, allez à la section Dépenses. 
2. Cliquez sur le bouton Ajouter dépense, dans la barre d'outils.
3. Sélectionnez le type de dépense (libre, diète ou kilométrage). Cela pourra être sélectionné en fonction de la configuration de la catégorie choisie lors de la création de la note.
4. Remplissez les champs requis selon le type sélectionné. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer la dépense.

Concernant les unités de coût

Si la fonctionnalité est activée dans votre environnement, en examinant ou en éditant une note de frais, vous pourrez visualiser le champ Unité de coût associé à chaque dépense. 

En tant qu'administrateur :

• Vous pourrez voir et éditer l'unité de coût.
• Vous pourrez sélectionner une unité de coût lors de la création de la note. Cela servira de valeur par défaut pour toutes les dépenses que vous ajouterez à cette note.
• L'unité de coût sera pré-chargée automatiquement dans chaque nouvelle dépense que vous incorporez à la note. Elle pourra être modifiée pour chaque dépense individuelle si nécessaire.

L' unité de coût peut être configurable et dépend de comment l'entreprise a établi la fonctionnalité. Si vous ne voyez pas ce champ, il est possible qu'il ne soit pas activé dans votre entreprise.

Note : N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer les modifications chaque fois que vous effectuez des modifications sur la note de frais ou sur les dépenses incluses. Cela garantira que toutes les actions sont enregistrées correctement. 

Vidéo du processus

Ne vous inquiétez pas, nous vous expliquons ces fonctions dans cette brève pilule informative :

Articles connexes

Vous voulez en savoir plus ? Consultez les articles connexes suivants :

• Gérer les notes de frais
• Ajouter/Supprimer un type de dépense
• Créer/Supprimer une catégorie de dépenses

Si vous avez des doutes sur les termes, consultez notre glossaire à  ce lien.