Gérer les notes de frais

Important: cet article est destiné aux utilisateurs d'Endalia RH avec un profil Administrateur.

Les administrateurs peuvent accéder à cet écran pour gérer les notes de frais en attente. Suivez les conseils de ces lignes pour obtenir une expérience améliorée rapidement et simplement.

Dans cet article:

• Gérer les notes de frais
• À propos des unités de coûts

Gérer les notes de frais

1. Dans le hub Compensation, cliquez sur  Dépenses  > Notes de frais.
2. Sur l'écran des Notes de frais, vous verrez plusieurs onglets qui vous permettent de filtrer les notes selon leur statut: 
   • En attente de ma validation
   • En attente de validation par d'autres
   • Toutes les notes
3. Pour gérer une note, cliquez sur la case de la dépense ou sur la ligne correspondante. Dans la barre d'outils, vous trouverez les options suivantes:
   1. Ajouter une note de frais. Créer une nouvelle note de frais associée à un employé.
   2. Modifier une note de frais (expliqué ci-dessous)
   3. Changer le statut. Modifiez le statut de la note, par exemple, de brouillon à en attente d'approbation. 
   4. Supprimer une note de frais. Selon le statut de la note, il est permis de la supprimer.
   5. Télécharger le résumé des dépenses. Obtenez un rapport détaillé des dépenses enregistrées dans la note.
4. Cliquez sur Modifier une note de frais depuis la barre d'outils, ou double-cliquez sur la ligne de la note pour accéder aux sections suivantes:
   • Données générales de la note de frais. Dans cette partie, vous pouvez ajouter de nouvelles dépenses ou modifier/supprimer celles existantes depuis la section Dépenses.
   • Processus de validation. Consultez l'historique et l'état de la validation de la note. 
   • Documents complémentaires. Accédez à tout fichier supplémentaire associé à la note de frais. 

À propos des unités de coûts

Il est possible que votre organisation ait activé la fonctionnalité des unités de coûts. Si c'est le cas, vous verrez un champ supplémentaire lors de la création ou de la modification d'une note de frais.

• Sélectionnez une unité de coût lors de la création de la note. Cette unité de coût sera préchargée automatiquement dans toutes les dépenses que vous ajouterez dans cette note.
• L'unité de coût peut être modifiée pour chaque dépense individuelle si nécessaire.

L'unité de coût peut être configurable et dépendre de la manière dont l'entreprise a établi la fonctionnalité. Si vous ne voyez pas ce champ, il est possible qu'il ne soit pas activé dans votre entreprise.

Note : N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer les modifications chaque fois que vous apportez des modifications à la note de frais ou aux dépenses incluses dedans. Cela garantira que toutes les actions sont correctement enregistrées. 

Vidéo du processus

Soyez attentifs à cette brève explication que nous vous offrons ici :

Articles connexes

Vous voulez en savoir plus ? Consultez les articles connexes suivants :

• Créer une note de frais
• Créer une clôture de dépenses
• Créer une remise

Si vous avez des doutes sur les termes, consultez notre glossaire sur ce lien.