Configurer des modèles de documentation

Important: cet article est destiné aux utilisateurs d'Endalia avec un profil Administrateur.

Les modèles de documentation permettent de standardiser les documents générés au sein de l'organisation et facilitent leur utilisation dans différents modules. Depuis cette section, vous pourrez créer ou éditer des modèles et, en plus, configurer des modèles spécifiques de signatures numériques, d'annexes de contrats, de lettres de compensation ou de documents de demandes avec des exceptions avancées.

Créer des modèles de documentation

Dans le hub Configuration, accédez à Personnes et postes > Modèles de documentation.

Sur l'écran, vous trouverez la liste des modèles existants, que vous pourrez consulter ou archiver. Pour créer un nouveau modèle :

1. Cliquez sur le bouton Ajouter un modèle et sélectionnez le type de document que vous souhaitez créer.

2. Remplissez les champs obligatoires du premier pas et cliquez sur Suivant.

3. Dans la section Configurer le modèle, vous pourrez consulter les étiquettes à copier dans le modèle qui s'intégreront automatiquement lors de la génération du document.

4. Ensuite, téléchargez le document préparé avec les tags définis.

5. Définissez les preuves ou positions où il est nécessaire de placer des signatures ou marques (pour la signature numérique).

6. Terminez le processus avec le résumé, confirmant la création en cliquant sur le bouton Ajouter.

Une fois enregistrée, le modèle sera disponible pour une utilisation dans d'autres modules ou pour une édition ultérieure.

Éditer les modèles de documentation

Depuis le même écran, vous pourrez éditer tout modèle existant. Le processus est très similaire à la création, avec la différence qu'ici la configuration des exceptions est activée. 

Exceptions dans les modèles

Les exceptions permettent de définir des règles très spécifiques pour déterminer quand un modèle doit être appliqué. Il sera possible de sélectionner plusieurs valeurs dans chaque champ, et le modèle s'appliquera dès qu'au moins l'une d'entre elles est respectée pour chaque champ configuré.

Les options d'exceptions disponibles sont :

• Entreprise

• Centre de travail

• Convention

• Catégorie professionnelle

• Type de contrat

• Position

Cela permet d'adapter les modèles à différents groupes au sein de l'organisation, garantissant que chaque employé reçoive la documentation adéquate selon sa situation.

Articles connexes

Vous voulez en savoir plus ? Consultez les articles connexes suivants :

• Lancer une demande de signature

Si vous avez des questions concernant les termes, jetez un œil à notre glossaire via ce lien.