Planification de quarts

Important: cet article est destiné aux utilisateurs d'Endalia RH avec un profil Administrateur. Vous ne pourrez voir cette fonctionnalité que si la gestion avancée des quarts est déjà configurée (Configuration > Enregistrement horaire > Planification horaire > Configuration générale)

Contrôler cette triple fonctionnalité comme alternative aux horaires semble indispensable. Par conséquent, nous vous proposons des clés pour gérer, rapidement et facilement, les quarts associés aux employés.

Dans cet article:

• Éditer/Supprimer/Ajouter des quarts
• Publication/dépublication de quarts
• Configuration de planification
• Vidéo du processus

Éditer/Supprimer/Ajouter des quarts

1. Dans le hub Temps, allez à module Planification et Enregistrement horaire>Planification > Quarts

2. Sur l'écran qui s'affiche ensuite, vous disposez d'une visualisation complète de tous les quarts des employés, tant au niveau hebdomadaire que mensuel. Utilisez d'abord ces filtres, situés en haut de la grille, pour obtenir la vue souhaitée.
3. Dès ce moment, vous pouvez effectuer de nombreuses actions sur les employés ; par exemple, ajouter un quart aux jours où aucun n'est prévu, que vous pouvez Ajouter ou Ajouter et publier, si vous voulez le rendre permanent.
   
   
   
4. Vous pouvez également éditer ou supprimer un quart existant en cliquant dessus et en suivant les étapes décrites dans la fenêtre modale.
   
    
5. Une autre option offerte par le système est Ajouter des employés, disponible dans la barre d'outils ; cliquez sur le bouton et suivez les étapes pour ajouter des travailleurs à la liste de l'écran principal.
6. Des filtres par nom de quart et état se trouvent à droite de l'écran, permettant de voir rapidement quels employés sont assignés à un quart spécifique, ainsi que de consulter les totaux des employés et des heures planifiées en haut.
7. Les cellules où une personne ne peut être gérée par quarts (pas encore incluse à l'écran, pas de contrat valide ou les jours sont fermés) apparaîtront en gris et aucune action décrite précédemment ne pourra être exécutée.
8. Sur le même écran, on visualise tant les absences (vacances, absences ou permissions et IT), que les jours fériés et les extensions de journée, avec une distinction entre ceux en attente de validation avec une horloge en haut à gauche et ceux qui sont validés. Il existe un automatisme qui, en validant vacances, absences ou permissions de jours complets, supprime la planification affectée ces jours-là.

Publication/dépublication de quarts

Pour réaliser des planifications de quarts, il est habituel de gérer le modèle hebdomadaire ou mensuel avec les quarts non encore publiés, une fois acceptés et validés par les intéressés, ils sont publiés pour être intégrés à la planification des collaborateurs.

1. Il existe une option de publication/dépublication par sélection des employés, où selon les employés sélectionnés et les quarts incorporés, s'afficheront les actions de publier ou de dépublier semaine ou mois :
   

2. Il est aussi possible de publier ou dépublier tous les quarts en attente massivement, sans sélectionner aucun employé, où cette action affecte tous les employés qui apparaissent à l'écran, avec la visibilité et les filtres appliqués :

        3. Vous aurez également la possibilité de notifier les employés lorsque des quarts sont publiés, qu'ils soient quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Grâce à la configuration et avec la notification activée, un message sera automatiquement envoyé lors de la publication des quarts et redirigera l'employé vers son calendrier web ou application mobile une fois reçu.

Configuration de planification

De plus, une nouvelle section dans la fiche employé permet de consulter la configuration de planification et le calendrier de l'employé. Il est possible d'assigner des horaires directement à l'employé ou de commencer la gestion par quarts pour ajouter des quarts dans le même écran de suivi.

Il est possible de consulter les attributions passées d'horaires, mais seules les actuelles et futures peuvent être éditées ou supprimées.

Vidéo du processus

Nous vous montrons rapidement tous ces processus :

Nous vous proposons :

• Attribuer horaires/Planifier
• Quarts et Repos hebdomadaire - Attribution
• Modèle de quarts - Attribution

De plus, vous pouvez consulter notre glossaire disponible sur ce lien.